5分钟 省时大作战

　　有效归纳文件与名片

　　切忌把文件统统堆栈在一起，看似很整齐，其实很容易让人找不到文件，也毫无工作优先级。

　　文件归纳有如下几项重点：

　　1.文件依处理顺序分为重要而紧急、重要但不紧急、不重要也不紧急，按表操课。

　　2.每天下班前，把隔天的待办文件整理好，集中放在一起，隔天上班，就能立刻进入作战。

　　3.名片收纳也很重要，建议依客户所处产业分类。此外，存放顺序也有一定的方法，秘诀是把最近频繁使用的名片，集中摆在最显眼处。

　　善用零碎时间

　　别小看零碎时间。若想好好运用零碎时间，建议先把事情分成2大类，一是需要一段完整思考时间才能完成的事，一是不需思考就能做的事，后者就用零碎时间做。零碎时间包括搭公交车时间、工作与工作之间的空档等。

　　做事效率高的万博宣伟台湾分公司总经理项薇，工作忙碌，1星期还能帮家人准备3次午餐便当。

　　她趁搭捷运回家时间，花5分钟思考以下问题：回家要做哪些料理？步骤？哪些动作可同时进行？哪些动作不能花太多时间？将所有流程想过一遍，她回到家就能轻松地在40分钟内完成烹调。

　　此外，她也建议，随身放支笔，随时随地记下须完成的事，甚至突然闪过脑海的想法。一方面提醒你，哪些重要待办事项未做，一方面节省之后绞尽脑汁回想的时间。

　　还可以利用空档时间，把每天做哪些事，每件事各花多少时间写下，就可算清你究竟浪费哪些时间，或者在哪件事情上花了太多时间。

　　当你发现问题出在哪里，才能对症下药，做出改善。